Personal Data Protection Act

Dear Valued Agents / Members,

MXM International Sdn Bhd (“MXM”) is committed to comply with the Personal Data Protection Act 2010 (“the Act”) which came into effect on 15th November 2013.

This Personal Data Protection Policy is in both Bahasa Malaysia and English. It will assist you to understand some basic questions including, amongst others, why and how do we collect your personal information, your rights to access these information, how to contact us and third party disclosure policy.

You may at your convenience review the details of any of your personal data which we have retained at our corporate head office located at MXM Tower, Level 801, Block A, Pusat Dagangan Phileo Damansara II, No 15, Jalan 16/11, Off Jalan Damansara, 46350 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan. For more information with regards to this Policy, you can review the latest updates at www.mxm.com.my

For further clarification, please do not hesitate to contact our office at +603-7721 2888 or email us at enquiries@mxm.com.my

Thank you for your continued support.

PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

This Personal Data Protection Policy is issued to all our existing, immediate and/or prospective agents and members pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 (“the Act”) which came into force on 15 November 2013.

1.Rights of Access

In the course of your dealings with MXM International Sdn Bhd (“MXM”), we will require you to voluntarily provide data and information about yourself (“Personal Data”) to enable us to deliver notices, services and / or other information in connection with our existing and future membership programs, new membership program launches and incentive campaigns.

2.Personal Data

The Personal Data may include, but not limited to, information concerning your name, date of birth, identity number, passport number, address, gender, race, nationality, contact information, e-mail address, education, occupation, telephone or fax number, your previous addresses and preferred mode of communication, religion, credit card details, bank account number and other information where permitted by applicable law.

3.Purpose

The Personal Data may be collected, processed and used for one or more of the following purposes:

a. to process your application or request for our membership program;

b. to send you information by e-mail, telephone calls, SMS or social network applications or internet social media about the membership programs, services and incentive campaigns offered by MXM and selected third parties that we think may interest  you while we maintain control over your Personal Data;

c. for the delivery of notices, services or other information and the marketing of such services or membership programs whether present or future, to you;

d. to conduct marketing and client profiling activities regarding our latest membership programs, services and/or incentive campaigns;

e. for our internal record keeping and maintenance of member records;

f. for insurance and risk management purposes;

g. for billing, accounting and financial purposes, including recovery of any debt owing to us;

h. to meet any legal or regulatory requirements imposed on us;

i. to facilitate any subsequent commercial transactions in relation to any incentive campaigns, membership programs and/or services; and/or

j. for any other purpose that is required or permitted by any law, regulations, guidelines and/or relevant regulatory authorities.

We will seek your prior agreement, consent and authorization in the event we intend to use your Personal Data for a purpose other than those that are set out above and in the privacy terms, if any, in your agreement(s) with us.

4. Source

The Personal Data will be legitimately and transparently obtained via the following manner:

a. official registration forms (either electronic or printed) or any other promotional events;

b. official Request for Information forms that are provided to you by our employees or agents;

c. any emails or any correspondences that we have received from you requesting for information or making any inquiries;

d. any forms that you have submitted onto our website or any websites contracted by us;

e. any referral from any person which have included his/her verifiable personal contact details;

f. Business cards that were dropped or given to our employees or associates; and/or

g. any documents (including, but not limited to, statutory forms and returns) that were submitted to us for processing.

At no time will any Personal Data be  in any way commercially acquired, without your prior consent, from a source other than those that are set out above, such as through the purchase or trading of illegitimate and illegal Personal Data databases or lists.

5.Rights of Access

You have the right to request access to and if required, correction of your Personal Data in our records. You have the right to:

a. request access to your Personal Data in our records for verification purposes. You may access and review all of your Personal Data held by us, in person, at our corporate offices located at the address given in (h) below;

b. request the correction of your Personal Data in our records in the event the information is inaccurate, misleading, out-of-date or incomplete, upon validation and verification of the new information provided in person, at our corporate offices located at the address given in (h) below;

c. request that your Personal Data shall only be used for the fulfilment of the purpose of the collection of such information;

d. request for proof of policy and procedure in relation to the safeguard and guarantee of your Personal Data in our records;

e. request that we specify or explain our policies and procedures in relation to data and types of Personal Data handled by us; and

f. communicate to us your objection to the use of your Personal Data for marketing purposes whereupon we will not use your Personal Data for these purposes, in person, at our corporate offices located at the address given in (h) below.

g. If you wish to make a request to access, review, amend and correct your Personal Data, you may do so by submitting such request via post, email or facsimile transmission to the following address:

Database Department

MXM International Sdn Bhd

MXM Tower, Level 801, Block A,

Pusat Dagangan Phileo Damansara II,

No 15, Jalan 16/11, Off Jalan Damansara,

46350 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan

Telephone Number: 03-7721 2888

Facsimile number: 03-7721 2889

Email: enquiries@mxm.com.my

6. Disclosure

In the course of conducting, management and/or operation of our business, we may need to disclose your Personal Data to the following classes of persons:

a. any related companies and/or associates of MXM, including those incorporated in the future;

b. our business partners and affiliates that provide related services or products in connection with our business;

c. our auditors, consultants, lawyers, accountants or other financial or professional advisers appointed in connection with our business;

d. our third party service providers, third party management companies, sub-contractors or other parties as may be deemed necessary by us to facilitate your dealings with us; and/or

e. our appointed service providers in relation to our membership programs, for the purposes of delivery of admission gifts and services.

The Personal Data provided to us will otherwise be kept private and confidential at all times and they will not be sold, given to, or otherwise shared with any third parties other than those that are set out above for commercial or any other purposes without your prior consent, subject at all times to any present or future laws, regulations, directions, court orders, by laws, guidelines, codes applicable to us (whether in or outside Malaysia).

Third parties are legally tasked with processing your Personal Data in line with principles specified by MXM. Third parties are also held legally responsible for securing your Personal Data at an appropriate level of security in accordance to applicable data protection laws and widely accepted industry standards.

You may at any time withdraw or amend, in full or in part, your disclosure consent given previously, in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period, in person, at our corporate offices located at the address given in 5(h) above.

7. Limit Processing of Personal Data

The Personal Data provided to us undergoes processing as and when required or upon scheduled maintenance.  The definition of processing defines it as “any operation or set of operations which is performed upon Personal Data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organization, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, blocking, erasure or destruction”.

You have the right to limit, in full or in part , any of the processes by which your data is subjected to in terms of the operations allowed to be performed upon it, the period of time allowed for the performance of these operations or alternatively the deadline of the consent given.

MXM shall be responsible for  determining the purposes and means of the processing of Personal Data.

You may at any time withdraw or amend, in full or in part, your processing consent given previously, in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period, in person, at our corporate offices located at the address given in 5(h) above.

8. Failure/Refusal

The Personal Data provided to us are wholly voluntary in nature and you are not under any obligation or under any duress to do so.  The failure to provide the Personal Data may result in any one or more of the following, which we shall not be held liable for any of the consequences arising therefrom:

a. our inability to provide you with the information, services and/or products requested;

b. our inability to update you with the latest membership programs, services, incentive campaigns, product and/or launches; and/or

c. our inability to comply with any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes.

9. Protection

Your Personal Data will be kept and processed in a secured manner.  The appropriate administrative and security safeguards, policies and procedures will be implemented, as far as practicable, in accordance to the applicable laws and regulations.  We will, as far as practicable, aim to prevent any unauthorized and/or unlawful processing of, and the accidental loss, destruction or damage to your Personal Data.

MXM is committed to taking appropriate technical, physical and organisational measures to protect your Personal Data against unauthorised access, unlawful processing, accidental loss or damage, and unauthorised destruction.

To safeguard against unauthorised access to your Personal Data by any third parties, all electronic Personal Data held by MXM is kept, maintained and/or processed on systems that are protected by secured networks. MXM and its related entities limit the access to any internal systems that hold Personal Data to a select group of authorised users through the use of unique identifiers and passwords. Access to Personal Data is strictly limited, provided only on a need basis, to relevant users for the purposes of performing their official duties.

Compliance with these provisions will be required of all third-party administrators who may access your Personal Data, as described under the ‘Disclosure of Personal Data’ in Section 6 above.

10. Language

In accordance to Section 7(3) Personal Data Protection Act 2010, this Policy is issued in both Bahasa Malaysia and English languages.  In the event of any inconsistency, the English language version of this Policy shall prevail.

11. How to Contact Us:

If you require any clarification on this Policy, you may:

(a)     email us at: enquiries@mxm.com.my; or

(b)     post or fax your queries to the address given in 5(h) above.

12. Changes to this Policy

MXM may need to modify, update and/or revise this Personal Data Protection Policy from time to time, for example, to comply with changes in business operations or laws and regulations. In any case, the latest version of this Policy will be made available on www.mxm.com.my at all times and accordingly, you may periodically review this website to obtain the latest information on MXM’s privacy practices.

Ejen/Ahli Yang Dihargai,

MXM International Sdn Bhd (“MXM”) komited untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) yang berkuat kuasa pada 15 November 2013

Polisi Perlindungan Data Peribadi adalah dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Ia akan membantu anda untuk memahami beberapa soalan asas termasuk, antara lain, mengapa dan bagaimana kami mengumpul maklumat peribadi anda, hak anda untuk mengakses maklumat ini, bagaimana untuk menghubungi kami dan polisi pendedahan kepada pihak ketiga.

Anda boleh menyemak butir-butir data peribadi anda yang kami menyimpan di ibu pejabat korporat kami di  MXM Tower, Level 801, Block A, Pusat Dagangan Phileo Damansara II, No 15, Jalan 16/11, Off Jalan Damansara, 46350 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan. Untuk keterangan lanjut mengenai Polisi ini, anda boleh mendapatkan maklumat yang terkini di www.mxm.com.my

Untuk penjelasan lanjut, sila hubungi pejabat kami di +603-7721 2888 atau e-mel kami di enquiries@mxm.com.my

Terima kasih atas sokongan anda yang berterusan

 

POLISI PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Polisi Perlindungan Data Peribadi ini dikeluarkan kepada pelanggan yang sedia ada, pelanggan  baru dan/atau bakal pelanggan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) yang berkuat kuasa pada 15 November 2013.

 

1.         Hak Akses

Apabila anda berurusan dengan MXM International Sdn Bhd (“MXM”), kami akan meminta anda untuk menyediakan data dan maklumat mengenai diri anda (“Data Peribadi”) secara sukarela untuk membolehkan kami untuk menyampaikan sebarang notis, perkhidmatan dan / atau maklumat lain yang berkaitan dengan program keahlian kami yang sedia ada dan akan datang  , pelancaran program keahlian baru dan kempen insentif.

 

2.         Data Peribadi

Data Peribadi secara amnya merangkumi maklumat mengenai nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan, nombor pasport, alamat, jantina, bangsa, warganegara, alamat yang boleh dihubungi,alamat e-mel, pendidikan, pekerjaan, telefon atau nombor faks, alamat anda sebelum ini dan mod pilihan komunikasi, agama, butiran kad kredit, nombor akaun bank dan maklumat lain yang dibenarkan oleh undang-undang.

 

3.         Tujuan

Data peribadi  yang dikumpulkan, akan diproses dan digunakan bagi tujuan berikut:

a. untuk memproses permohonan atau permintaan anda untuk program keahlian kami;

b. untuk menghantar maklumat melalui e -mel, panggilan telefon , SMS atau aplikasi rangkaian sosial atau internet media sosial mengenai program keahlian, perkhidmatan dan kempen insentif yang ditawarkan oleh MXM dan pihak ketiga yang terpilih, yang mungkin akan  menarik minat anda sementara kami mengekalkan kawalan ke atas data peribadi;

c. untuk penghantaran notis, perkhidmatan atau maklumat lain dan pemasaran perkhidmatan atau program keahlian sama ada masa kini atau akan datang, kepada anda;

d. untuk menjalankan aktiviti profil pemasaran dan pelanggan, mengenai program keahlian,, perkhidmatan dan / atau kempen insentif kami yang terkini;

e. penyimpanan rekod dalaman dan penyelenggaraan rekod ahli kami ;

f. untuk tujuan insurans dan pengurusan risiko ;

g. untuk tujuan perakaunan dan kewangan, termasuklah pembayaran untuk program  kami;

h . untuk mematuhi mana-mana undang-undang atau peraturan;

i. untuk memudahkan sebarang transaksi komersial berhubung dengan sebarang kempen insentif , program dan / atau perkhidmatan keahlian; dan / atau

j . untuk sebarang tujuan lain yang dikehendaki atau dibenarkan oleh mana-mana undang-undang , peraturan-peraturan , garis panduan dan / atau pihak berkuasa yang berkaitan .

Kami akan mendapatkan persetujuan , keizinan dan kebenaran awal anda sekiranya kami ingin menggunakan Data Peribadi anda untuk tujuan selain daripada yang dinyatakan di atas dan dalam terma privasi, jika ada , dalam perjanjian anda dengan kami.

 

4.         Sumber

Data Peribadi akan diperolehi secara sah dan telus melalui cara yang berikut:

a. Borang pendaftaran rasmi ( sama ada elektronik atau cetakan) atau mana-mana promosi yang lain;

b. Permintaan rasmi menerusi Borang Maklumat yang dibekalkan kepada anda oleh pekerja atau ejen kami;

c. Sebarang e-mel atau surat-menyurat yang kami terima daripada anda semasa anda meminta maklumat  atau membuat sebarang pertanyaan ;

d. Sebarang bentuk maklumat yang dihantar ke laman web kami atau mana-mana laman web yang dilantik oleh kami;

e. Sebarang rujukan dari seseorang yang telah MENGEMUKAKAN  butiran peribadi dan alamatnya yang boleh disahkan;

f. Kad perniagaan yang dihantarkan atau diberikan kepada pekerja atau rakan niaga kami; dan / atau

g. Sebarang dokumen (termasuk, tetapi tidak terhad kepada , borang berkanun dan pulangan ) yang telah dihantar kepada kami untuk pemprosesan.

Kami tidak akan, tidak kira apa cara jua, memperolehi sebarang  Data Peribadi secara komersial, tanpa persetujuan anda, dari suatu sumber selain daripada yang dinyatakan di atas, seperti menerusi pembelian atau urus niaga pangkalan  Data peribadi atau senarai yang tidak sah dan menyalahi undang-undang.

 

5.         Hak akses 

Anda mempunyai hak untuk membuat permohonan semakan dan sekiranya ia diperlukan, pindaan terhadap Data Peribadi anda di dalam rekod kami. Dan di antara lainnya  untuk:

a. Memohon akses kepada Data Peribadi anda di dalam rekod kami untuk tujuan pengesahan. Anda  boleh mengkaji semula semua data peribadi yang disimpan oleh kami di pejabat korporat kami yang terletak di alamat   yang diberikan dalam (g) dibawah;

b. Memohon membuat pembetulan terhadap Data Peribadi anda dalam rekod kami sekiranya maklumat tidak tepat, mengelirukan, maklumat luput atau tidak lengkap selepas  pengesahan dan pengesahan maklumat  baru yang dibuat oleh anda  sendiri di pejabat korporat kami yang terletak di alamat yang diberikan dalam (g) di bawah;

c. Memohon Data Peribadi anda  digunakan untuk memenuhi tujuan pengumpulan maklumat sahaja;

d. Memohon pembuktian polisi  dan prosedur berhubung dengan pemeliharaan dan jaminan Data Peribadi anda dalam rekod kami;

e. Memohon penjelasan secara spesifik atau penerangan dasar-dasar dan prosedur berhubung dengan data dan jenis data peribadi yang dikendalikan oleh kami; dan

f. Anda boleh mengemukakan bantahan bertulis kepada  kami  sekiranya  anda tidak bersetuju untuk kami menggunakan Data Peribadi anda untuk tujuan pemasaran dengan menghubungi kami di alamat pejabat korporat yang dinyatakan dalam (g) di bawah

g. Jika anda ingin membuat permohonan untuk tujuan mengakses, mengkaji semula, meminda dan membetulkan Data peribadi, sila rujuk alamat di bawah:

Database Department

MXM International Sdn Bhd

MXM Tower, Level 801, Block A,

Pusat Dagangan Phileo Damansara II,

No 15, Jalan 16/11, Off Jalan Damnsara,

46350 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan

Tel : 03-7721 2888

Fax : 03-7721 2889

Email : enquiries@mxm.com.my

 

6.         Pendedahan 

Maklumat yang kami kumpul mungkin digunakan untuk tujuan  berikut:

a. Syarikat dan / atau sekutu MXM berkaitan , termasuk yang ditubuhkan pada masa hadapan;

b. Rakan perniagaan dan sekutu yang menyediakan perkhidmatan yang berkaitan atau produk berkaitan dengan perniagaan kami;

c. Juruaudit, perunding, peguam, akauntan atau lain-lain penasihat kewangan atau profesional yang dilantik berhubung dengan perniagaan kami;

d. Pembekal perkhidmatan pihak ketiga kami, syarikat-syarikat pengurusan pihak

ketiga, sub-kontraktor atau pihak-pihak lain yang dianggap perlu oleh kami untuk memudahkan urusan anda dengan kami; dan/atau

e. pembekal perkhidmatan yang dilantik kami berhubung dengan program keahlian kami , untuk tujuan penyampaian hadiah kemasukan dan perkhidmatan.

Data Peribadi yang diberikan kepada kami adalah dikekalkan sulit pada setiap masa dan ia tidak akan dijual, diberikan kepada, atau dikongsikan dengan mana-mana pihak ketiga selain daripada yang dinyatakan di atas untuk tujuan komersial atau sebarang tujuan yang lain tanpa persetujuan anda, tertakluk pada setiap masa kepada mana-mana undang-undang semasa atau masa hadapan, peraturan-peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan atau kod (sama ada di dalam atau di luar Malaysia).

Pihak ketiga juga tertakluk kepada undang–undang  untuk memproses Data Peribadi anda selaras dengan prinsip-prinsip yang dinyatakan oleh MXM. Pihak ketiga juga secara sah bertanggungjawab untuk mendapatkan Data Peribadi anda pada tahap keselamatan yang sesuai berhubung dengan undang-undang perlindungan data yang berkenaan dan piawaian industri yang diterima secara meluas.

Anda boleh menarik balik, sepenuhnya atau sebahagiannya , persetujuan pemprosesan yang diberikan sebelum ini pada bila-bila masa, dalam setiap kes tertakluk kepada apa-apa sekatan  undang-undang, syarat-syarat kontrak dan tempoh masa yang munasabah secara kendiri di pejabat korporat yang terletak di alamat yang diberikan di 5 (g) di atas.

 

7.         Had Pemprosesan Data Peribadi

Data Peribadi yang diberikan kepada kami akan diproses apabila dikehendaki atau ketika  penyenggaraan berjadual. Definisi pemprosesan mentakrifkannya sebagai “apa-apa pengendalian atau set operasi yang dilakukan ke atas data peribadi, sama ada dengan cara automatik, seperti pengumpulan, menyusun, menyimpan, menyesuaikan atau mengubah, mendapatkan kembali, merunding, menggunakan, mendedahkan menerusi penghantaran, penyebaran atau selainnya, menyediakan, menjajarkan atau menggabungkan, memadamkan atau memusnahkan ”

Anda mempunyai hak untuk mengehadkan, sebahagiannya atau keseluruhannya, mana-mana proses dari segioperasi yang boleh dijalankan terhadapnya, tempoh masa yang dibenarkan atau sebagai alternatif tarikh tamat keizinan yang diberikan.

MXM bertanggungjawab untuk menentukan tujuan dan kaedah pemprosesan Data Peribadi.

Anda boleh menarik balik, sepenuhnya atau sebahagiannya, persetujuan pemprosesan yang diberikan sebelum ini pada bila-bila masa, dalam setiap kes tertakluk kepada apa-apa sekatan  undang-undang, syarat-syarat kontrak dan tempoh masa yang munasabah secara kendiri di pejabat korporat yang terletak di alamat yang diberikan di 5 (g) di atas.

 

8.         Kegagalan / Keengganan

Data Peribadi yang diberikan kepada kami adalah kesemuanya bersifat sukarela dan anda tidak berada di bawah sebarang tanggungjawab atau paksaan untuk berbuat demikian. Kegagalan untuk memberi Data Peribadi mungkin akan menyebabkan yang berikut, yang mana kami  tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang akibat yang timbul daripadanya:

a. ketidakupayaan kami untuk membekalkan anda dengan maklumat, perkhidmatan dan / atau produk yang diminta;

b. ketidakupayaan kami untuk mengemaskinikan anda dengan program-program keahlian terkini, perkhidmatan, kempen insentif, produk dan / atau pelancaran; dan / atau

c. ketidakupayaan kami untuk mematuhi mana-mana undang-undang, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan / atau kod.

 

9.         Perlindungan

Data peribadi anda akan disimpan dan diproses dengan cara yang selamat. Perlindungan, polisi dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang sesuaiakan dilaksanakan, sehingga yang dapat dilaksanakan, mengikut undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Kami akan, sehingga yang dapat dilaksanakan, mencuba untuk menghalang mana-mana pemprosesan yang tidak sah dan/atau menyalahi undang-undang, dan kehilangan atau kerosakan akibat kemalangan dan kemusnahan yang tidak dibenarkan kepada Data Peribadi anda.

MXM komited untuk mengambil langkah-langkah yang sesuai secara teknikal, fizikal dan organisasi untuk melindungi Data Peribadi anda terhadap akses yang tidak dibenarkan, pemprosesan yang menyalahi undang-undang, kehilangan atau kerosakan akibat kemalangan, dan kemusnahan yang tidak dibenarkan.

Untuk mengelakkan akses yang tidak dibenarkan kepada Data Peribadi anda oleh mana-mana pihak ketiga, kesemua Data Peribadi elektronik yang dipegang oleh MXM adalah disimpan, dikekalkan dan diproses di dalam sistem yang dilindungi oleh rangkaian becagar. MXM dan entiti yang berkaitan mengehadkan akses kepada mana-mana sistem dalaman yang memegang Data Peribadi kepada satu kumpulan pengguna yang terpilih melalui penggunaan sistem pengenalan diri dan kata laluan. Akses kepada Data Peribadi adalah terhadkepada pengguna yang berkaitan bagi tujuan menjalankan tugas rasmi mereka.

Peruntukan ini perlu di patuhi oleh semua pentadbir pihak ketiga yang boleh mengakses Data Peribadi anda, seperti yang dinyatakan dalam ‘Pendedahan Data Peribadi’ dalam Seksyen 6 di atas.

 

10.       Bahasa

Mengikut Seksyen 7 (3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Polisi ini adalah dikeluarkan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya berlaku sebarang percanggahan, versi Bahasa Inggeris Polisi ini hendaklah diguna pakai.

 

11.       Bagaimana Menghubungi Kami:

Jika anda memerlukan sebarang penjelasan mengenai Polisi ini, anda boleh:

(a) E-mel kepada  kami di: enquiries@mxm.com.my; atau

(b) Pos atau faks pertanyaan anda ke alamat yang diberikan di 5 (g) di atas.

 

12.       Pindaan Polisi

MXM mungkin perlu mengubah suai, mengemaskini dan / atau mengkaji semula Dasar Perlindungan Data Peribadi ini dari semasa ke semasa, sebagai contoh, untuk mematuhi perubahan dalam operasi perniagaan atau undang-undang dan peraturan-peraturan. Dalam sebarang kes, versi terbaru Polisi ini boleh didapati diwww.mxm.com.my pada setiap masa dan oleh itu, anda boleh menyemak laman web ini dari semasa ke semasa untuk mendapatkan maklumat terkini mengenai amalan privasi MXM.